Power BI - Anbindung von Excel Dateien aus SharePoint

SharePoint ist ein gängiges Ablagesystem für Geschäftsdaten. Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, profitieren automatisch von SharePoint, da es ein Teil der Angebote von Office 365 ist. Viele Abteilungen wie beispielsweise Sales und Marketing nutzen eigene Gruppen und Seiten, um relevante Inhalte untereinander zu teilen. Ein weiterer Vorteil von SharePoint ist, dass es mit dem Power BI Dienst verbunden werden kann und somit eine optimale Datenquelle für Ihre Power BI Berichte bietet.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie Excel-Dateien von SharePoint in Power BI Desktop importieren können.

Dokumentenbibliothek in SharePoint

Im ersten Schritt beginnen wir damit, eine Dokumentenbibliothek in SharePoint anzulegen. Zu diesem Zweck haben wir eine neue Gruppe “Madafa Test” über Outlook erstellt. Im Anschluss können wir wahlweise über Outlook oder aber über unser Microsoft 365 Portal auf die SharePoint-Seite der neu erstellten Gruppe zugreifen. Über den Reiter Dokumente gelangen wir zu unserer Dokumentenbibliothek, in dem wir einen Ordner Sales angelegt haben.

Dieser dient als Sammelstelle für unsere im Unternehmen bzw. Arbeitsbereich vorliegenden Dateien. In unserem Beispiel werden Sales-Daten verschiedener Länder im CSV-Format abgelegt. Sie können jedoch ebenso gut Excel-Arbeitsmappen, JSON-Dokumente oder weitere Dateiformate für Ihre Berichte nutzen. Die Vorgehensweise bleibt gleich.

Die CSV-Dateien in unserem Beispiel weisen alle die gleiche Struktur auf, d.h. sowohl die Anzahl der Spalten als auch die Spaltennamen und Reihenfolge in allen Files ist identisch. Dies ist insofern wichtig, als dass wir im weiteren Verlauf des Tutorials die Inhalte aus allen Dateien miteinander kombinieren und in einem gemeinsamen Datenset zur Verfügung stellen. So können im Nachgang Sales-Daten weiterer Länder wie z.B. USA oder Frankreich automatisch in unser Datenset integriert werden, indem weitere CSV-Dateien im gleichen Format einfach in unser SharePoint-Verzeichnis hochgeladen werden.

SharePoint Anbindung in Power BI Desktop

Power BI Desktop macht es uns leicht, Daten von SharePoint oder einem anderen Microsoft 365 Gruppenspeicher abzurufen. Über Daten abrufen können wir direkt einen SharePoint-Ordner als Datenquelle angeben.

Dazu müssen wir lediglich die URL des gewünschten SharePoint-Verzeichnisses angeben. Die URL ist dabei wie folgt aufgebaut:

Im Anschluss werden Sie dazu aufgefordert, sich bei Ihrer Organisation anzumelden, wozu sie bestenfalls einen Microsoft Account verwenden.

Nach erfolgreicher Authentifizierung erhalten wir auch schon eine Liste der vorhandenen Dateien aus allen verfügbaren SharePoint-Ordnern, die wir in Power BI Desktop importieren können. Dabei haben wir die Möglichkeit, die Dateien zu kombinieren bzw. vor dem Laden zu transformieren, um notwendige Änderungen an Spaltennamen, Datentypen, Feldinhalten etc. vorzunehmen. Stehen mehrere Ordner zur Auswahl, können diese auch gefiltert werden, um die Auswahl der Dateien für den entsprechenden Verwendungszweck einzuschränken.

Transformation der Daten

Nach Klick auf den Button “Daten transformieren” öffnet sich auch schon der Power Query Editor und wir bekommen die Möglichkeit, die Daten der einzelnen Flatfiles vor dem Laden in den Bericht zu transformieren. Interessant ist dabei vor allem der Button “Dateien kombinieren”, denn hierüber bekommen wir Zugriff auf den eigentlichen Inhalt der Flatfiles.

Die Transformation “Dateien kombinieren” analysiert alle Eingabedateien und bestimmt das zu verwendende Dateiformat sowie verschiedene Eigenschaften wie z.B. Spalten-Trenner.

Im Power Query Editor wird im Anschluss eine Musterabfrage erstellt, die alle erforderlichen Extraktionsschritte in den einzelnen Dateien durchführt. Diese können die Umbenennung von Spaltennamen, Festlegung von Datentypen oder auch inhaltliche Anpassungen in den einzelnen Spalten umfassen.

So können alle Dateien in einem bestimmten Ordner problemlos kombiniert werden, so lange sie den gleichen Datentyp und die gleiche Struktur aufweisen. Außerdem können Sie zusätzliche Transformations- oder Extraktionsschritte anwenden, in dem Sie Anpassungen der automatisch generierten Musterabfrage durchführen. In unserem Fall wurden beispielweise nicht genutzte Spalten aus der Abfrage entfernt, um die Datenmenge im Report auf das Nötigste einzuschränken.

Nachdem wir alle notwendigen Transformationsschritte definiert haben, können wir die Power Query Abfrage beenden und anwenden, sodass im Anschluss alle Daten in den Bericht geladen werden. Die in der Abfrage definierten Spalten stehen uns ab sofort im Bericht zur Verfügung und können für die Erstellung von Visualisierungen genutzt werden

Hochladen des Berichts in Power BI Service und Hinzufügen neuer Dateien

Auf Basis der zuvor präparierten Daten erstellen wir in Power BI Desktop einen (sehr) simplen Bericht und laden diesen im Anschluss in Power BI Service hoch.

Um das mit dem Report verbundene Datenset direkt im Power BI Service aktualisieren zu können, müssen wir die entsprechenden Credentials in den Eigenschaften des Data Sets nochmals hinterlegen. Dazu navigieren Sie in der Weboberfläche von Power BI zum entsprechenden Data Set → Settings → Data source credentials und hinterlegen einen geeigneten Account mit der OAuth2 Authentifizierungs-Methode und den für Sie gültigen Privacy-Einstellungen für die Datenquelle.

Anschließend können Sie das Data Set entweder manuell oder mittels eines Zeitplans aktualisieren. Um die Aktualisierung zu testen, laden wir ein neues Flatfile in unsere Sharepoint Dokumentenbibliothek, welches in unserem Beispiel Sales Daten von Frankreich enthält. Wie im oberen Screenshot des erstellten Reports zu sehen, existieren für Frankreich aktuell noch keine Daten in unserem Report. Neben dem neuen Flatfile werden keine weiteren Änderungen am Report selbst durchgeführt, es erfolgt lediglich eine Aktualisierung des Data Sets in der Power BI Weboberfläche.

Nach der erfolgreichen Aktualisierung des Data Sets sehen wir, dass sowohl in unseren Filtern als auch in den Visuals selbst neue Daten aus dem zuvor hochgeladenen Flatfile für Frankreich dargestellt werden. Dabei werden alle zuvor in der Musterabfrage definierten Transformations- und Extraktionsschritte auf die neue Datei angewendet.

Diese Methode zur Anbindung von Excel-Arbeitsmappen oder anderen Dateien aus SharePoint an Power BI eignet sich besonders, um mehrere Dateien des gleichen Formats miteinander zu kombinieren. So können Sie Ihre Reports sukzessive um weitere Abteilungen, Produktgruppen oder auch Monate (falls ihre Daten sich auf einen definierten Zeitabschnitt beziehen) erweitern, ohne manuell einzugreifen oder Änderungen im Report selbst vornehmen zu müssen.

Hiermit sind wir am Ende unseres Tutorials zur Anbindung von SharePoint-Dateien in Power BI angelangt. Sie benötigen professionelle Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer Power BI Projekte? Unsere Expert:innen helfen Ihnen gerne weiter! Kontaktieren Sie uns gerne einfach über das Kontaktformular.