Überblick
Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der sich nahtlos in Anwendungen wie Word, Excel, Outlook, Teams und weitere integriert. Er kombiniert modernste große Sprachmodelle – darunter das auf OpenAI’s GPT‑4o basierende Modell, das im Rahmen von Microsofts „Prometheus“-Ansatz weiter verfeinert wurde – mit Echtzeitdaten aus Microsoft Graph, um kontextbezogene Inhalte zu generieren. Durch den Einsatz fortschrittlicher Deep-Learning-Algorithmen werden Dokumente erstellt, Daten analysiert und prägnante Zusammenfassungen erzeugt, wobei alle Antworten stets innerhalb der bestehenden Benutzerberechtigungen verarbeitet werden, um den Schutz vertraulicher und sensibler Informationen zu gewährleisten. Zudem erlaubt die modulare Architektur von Copilot die nahtlose Anbindung externer Systeme, was zu einer plattformübergreifenden und integrierten Dokumentenverarbeitung führt. Diese technische Kombination macht Microsoft 365 Copilot zu einem leistungsstarken Werkzeug, das sowohl in der automatisierten Inhaltserstellung als auch in der kollaborativen Zusammenarbeit in modernen Unternehmensumgebungen neue Maßstäbe setzt.
Was Sie benötigen, um auf Microsoft 365 Copilot zuzugreifen
Um die vollen Möglichkeiten von Copilot auszuschöpfen, müssen Organisationen einige wesentliche Anforderungen erfüllen:
- Microsoft 365-Abonnement:
Copilot ist in die Microsoft 365-Suite eingebaut, daher müssen Sie Microsoft 365-Kunde sein. Es funktioniert mit den neuesten Versionen der Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams usw.), sodass die Nutzer stets Zugang zu den neuesten Funktionen und Verbesserungen haben. - Lizenzanforderungen:
Um Microsoft 365 Copilot zu nutzen, benötigen Sie eine berechtigte Basislizenz wie Microsoft 365 E3, E5, Business Standard oder Business Premium. Zusätzlich ist eine Add‑on‑Copilot-Lizenz erforderlich, die mit 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat bepreist ist.
Erfahren Sie mehr über die Microsoft 365 Copilot-Lizenzierung
Zugriff nur auf autorisierte Daten
Microsoft 365 Copilot wurde mit einem integrierten Berechtigungsmodell entwickelt, das sicherstellt, dass der Assistent ausschließlich auf Daten zugreift, für die der Nutzer explizite Berechtigungen besitzt. Dazu gehören:
- Dateien in OneDrive
- Dokumente auf SharePoint
- E-Mails in Outlook
- Chatverläufe in Microsoft Teams
Schutz sensibler Informationen und Compliance
Durch diese Zugriffsbeschränkung wird verhindert, dass sensible oder vertrauliche Informationen unbeabsichtigt offengelegt werden. Diese Sicherheitsmaßnahme trägt zur Einhaltung wichtiger Datenschutzrichtlinien wie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei. Unternehmen können zudem mit zusätzlichen Tools wie Microsoft Purview ihre Daten klassifizieren und schützen, um eine noch höhere Sicherheit zu gewährleisten.
Speicherung und Verarbeitung von Daten
Microsoft 365 Copilot speichert Interaktionsdaten, einschließlich der Anfragen und generierten Antworten. Diese Daten werden jedoch verschlüsselt und ausschließlich gemäß den vertraglichen Verpflichtungen verarbeitet. Wichtig zu betonen ist, dass sie nicht zur Weiterentwicklung oder zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle genutzt werden.
Verwendung des Copilot-Chats für eine verbesserte Dokumenteninteraktion
Egal, ob Sie Copilot innerhalb von Microsoft Teams oder direkt im Web verwenden – Sie können Fragen stellen und sofortige Unterstützung für Ihre Dokumente erhalten. Diese chatbasierte Oberfläche integriert sich mit den SharePoint- und OneDrive-Bibliotheken Ihrer Organisation, sodass Sie stets Zugriff auf die neuesten Dateien und Daten haben. Zusätzlich kann Copilot auf weitere Datenquellen innerhalb von Microsoft 365 zugreifen, wie etwa E-Mails in Outlook oder Chats in Teams, um eine umfassende Unterstützung zu bieten.
Verarbeitung von PDF-Dokumenten
Wenn Sie eine in OneDrive oder SharePoint gespeicherte PDF-Datei auswählen, haben Sie die Möglichkeit, die Zusammenfassungsfunktion von Copilot zu aktivieren. Mit der Auswahl der Option „Zusammenfassen“ analysiert Copilot den Text des Dokuments und erstellt eine prägnante Zusammenfassung, die die wichtigsten Punkte eines umfangreichen Dokuments hervorhebt. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, wichtige Details schnell zu erfassen, ohne das gesamte Dokument manuell durchgehen zu müssen.
Vergleich von Dateien
Für Dokumente, die häufige Änderungen erfahren – wie Verträge, Berichte oder Angebote – bietet Copilot eine leistungsstarke Funktion zum Dokumentenvergleich. Sie können bis zu fünf Dokumente gleichzeitig auswählen, und Copilot vergleicht automatisch die unterschiedlichen Versionen. Dabei werden Unterschiede in Text, Tabellen und Metadaten hervorgehoben, indem ein klarer, visueller Bericht erstellt wird, der die Änderungen zwischen den Dokumentversionen darstellt.
Erweiterte Integrationen mit externen Datenquellen
Organisationen, die externe Plattformen wie Confluence für das Wissensmanagement nutzen, können diese Systeme über den Microsoft Graph Connector in Microsoft 365 integrieren. Nach der Konfiguration werden Inhalte aus Confluence (Seiten, Artikel, Notizen usw.) indexiert und durchsuchbar gemacht. Diese indexierten Daten können dann von Copilot genutzt werden, um seine Antworten zu verbessern.
Erfahren Sie mehr über den Confluence Cloud Connector
Fazit
Microsoft 365 Copilot kombiniert fortschrittliche KI mit strengen Sicherheitsmaßnahmen, indem es ausschließlich mit Daten arbeitet, auf die Nutzer explizit Zugriff haben. Durch die nahtlose Integration in interne Datenquellen wie OneDrive, SharePoint und Outlook – und durch die Erweiterung der Funktionen mittels externer Connectoren wie dem Microsoft Graph Connector für Plattformen wie Confluence – steigert Copilot die Produktivität und optimiert die Dokumentenverarbeitung. Der effektive Einsatz von Copilot erfordert jedoch ein entsprechendes Microsoft 365-Abonnement, spezifische Lizenzierungen (einschließlich des zusätzlichen Copilot-Add-ons zu 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat) sowie eine ordnungsgemäße administrative Konfiguration. Mit diesen Maßnahmen können Organisationen Copilot sicher einsetzen, um erhebliche Produktivitätssteigerungen zu erzielen und gleichzeitig eine sichere sowie regelkonforme Umgebung zu gewährleisten.
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